Info und Anleitung zum Modul Pflichtschulungen

Die Apothekenbetriebsordnung verpflichtet Inhaber bzw. Filialleiter, ihr Team regelmäßig (einmal jährlich) zu einer Reihe von Themen zu unterweisen. Mit dem Modul Pflichtschulungen in ApoRevision lassen sich diese vorgeschriebenen Unterweisungen bequem und problemlos organisieren.

Neben der Bereitstellung stets aktueller Schulungsinhalte für alle gesetzlich vorgeschriebenen Themen unterstützt das Modul auch das ganze Team bei der Durchführung. Für jede erfolgreich absolvierte Schulung erhalten die Team-Mitglieder ein Zertifikat. Über den Schulungs- und Zertifikats-Monitor haben Verantwortliche jederzeit den vollen Überblick, wer aus dem eigenen Apotheken-Team welche Schulung wie weit schon bearbeitet hat, bzw. welche Zertifikate vorliegen oder noch fehlen.

Diese Anleitung besteht aus zwei Teilen:

1) Apothekenteam anlegen und Pflichtschulungen zuweisen (Anleitung für die Apothekenleitung)
2) Pflichtschulungen absolvieren (Anleitung für Team-Mitglieder)

1) Apothekenteam anlegen und Pflichtschulungen zuweisen (Anleitung für die Apothekenleitung) 

Vorbemerkung: Das Modul Pflichtschulungen ist nur in der kostenpflichtigen Version ApoRevision® Premium enthalten. Um das Modul zu nutzen, muss zunächst hier im Online-Shop ein Abonnement erworben werden. Danach kann es praktisch sofort losgehen. Alles, was Sie dann noch tun müssen, sind diese zwei einfachen Schritte:

  1. Legen Sie für jedes Team-Mitglied ein eigenes Zugangskonto an
    Nutzen Sie dafür die Funktion Verwaltung > Apothekenteam verwalten und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Neues Teammitglied. Nach Eingabe der persönlichen Daten, von Position, Wochenarbeitszeit und Tätigkeitsbereichen des Mitglieds sowie einem Klick auf Speichern, wählen Sie im nächsten Schritt die Schaltfläche Login für dieses Teammitglied anlegen. Hier müssen Sie dann die Auswahl treffen, ob das Login mit einer bestehenden Mailadresse oder mit einer sogenannten Pseudo E-Mail-Adresse angelegt werden soll.

    Die erste Variante macht Sinn, wenn Ihre Mitarbeiter geschäftliche E-Mail-Adressen besitzen oder damit einverstanden sind, ihre private E-Mail-Adresse als Login für ApoRevision zu benutzen. Tragen Sie in diesem Fall einfach die bestehende E-Mail-Adresse des Team-Mitglieds ein. Für andere Fälle bietet ApoRevision die Variante eines Logins mit Pseudo E-Mail-Adresse. Wichtig: Die E-Mail-Adresse, die hierfür automatisch von ApoRevision erzeugt wird, dient einzig als Benutzername für das Login des Team-Mitglieds. Damit können aber weder Mails versendet noch empfangen werden.

    Nach der Anlage des Logins mit bestehender E-Mail-Adresse erhält das Team-Mitglied eine Nachricht von ApoRevision mit einem Link zur Passwortvergabe und zum ersten Login. Bei Nutzung von Pseudo E-Mail-Adressen müssen Sie im Nachgang Ihren Team-Mitgliedern die jeweiligen Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) mitteilen.

    In jedem Fall empfehlen wir Ihnen, unmittelbar nach Anlage jedes Logins einmal auf die Schaltfläche Login-Daten herunterladen zu klicken. Das automatisch erzeugte PDF-Dokument enthält neben der E-Mail-Adresse und dem vergebenen Passwort (nur bei Pseudo E-Mail-Adressen innerhalb von 15min nach Anlage) auch eine Kurzanleitung für die Durchführung der Pflichtschulungen. Auf Seite 2 des Dokuments befindet sich eine Liste aller Pflichtschulungen zum Ausdrucken und Ankreuzen. Wichtig ist außerdem die dritte Seite mit der Einverständniserklärung zur Datenspeicherung, welche Sie sich in ausgedruckter Form von allen Team-Mitgliedern unterschreiben lassen sollten.

  2. Weisen Sie Ihren Team-Mitgliedern die für sie jeweils erforderlichen Schulungen zu.
    Das geht am einfachsten gruppenweise über die Funktion Verwaltung > Pflichtschulungen zuweisen. Hier können Sie für alle angelegten Team-Mitglieder in den drei Tätigkeitsbereichen „Offizin“, „Botendienst“ und „Reinigung“ jeweils durch Ankreuzen bestimmte Pflichtschulungen zuweisen. Bereits vorgegebene Kreuze stehen für gesetzlich zwingend vorgegebene Schulungsthemen.  Wichtig: Klicken Sie nach der Auswahl unbedingt auf die Schaltfläche Speichern, einschreiben und aktualisieren, damit die Zuweisung erfolgt. Das ist auch einmal notwendig, wenn Sie keine Haken hinzugefügt haben!

    Um nur einzelnen Personen bestimmte Schulungen zuzuweisen, können Sie die Funktion Verwaltung > Apothekenteam verwalten nutzen. Klicken sie dort das entsprechende Team-Mitglied an und aktivieren Sie den Reiter Pflichtschulungen. Setzen Sie hier die gewünschten Haken und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, bevor Sie die Seite verlassen.

    Nun kann Ihr Apothekenteam mit den Schulungen starten!

Tipp: Falls Team-Mitglieder freiwillig zusätzliche Schulungen absolvieren möchten, dann können Sie sich dafür jederzeit eigenständig einschreiben.

Hinweis: Alle Schulungen werden einmal pro Jahr (Ende Dezember) aktualisiert und durch eine neue Version ersetzt. Die Zertifikate der „älteren“ Schulungen bleiben natürlich bis zum Ablauf weiterhin verfügbar. Allerdings müssen den Team-Mitgliedern die für sie jeweils erforderlichen Schulungen nach der Versionsaktualisierung am Jahresanfang stets erneut zugeordnet werden, wie oben beschrieben.

Apo-Korrekt Teambelehrungen

 2) Pflichtschulungen absolvieren (Anleitung für Team-Mitglieder)

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Zugangskonto als Team-Mitglied an, indem Sie im Browser die Seite aporevision.de aufrufen, auf Login klicken und Ihre Anmeldedaten eingeben.
  2. Wählen Sie dann aus dem Menü Pflichtschulungen die Funktion Meine Pflichtschulungen. Hier sehen Sie eine Liste aller Schulungen, in welche Ihre Apothekenleitung Sie bereits verbindlich eingeschrieben hat. Sollte die Liste leer sein oder falls Sie noch zusätzliche Schulungen absolvieren möchten, dann rufen Sie zunächst die Funktion Schulungskatalog auf, wählen eine Schulung aus und klicken dort auf Jetzt einschreiben.
  3. Klicken Sie jetzt in der Liste bei Meine Pflichtschulungen die gewünschte Schulung an und wählen Sie dann den Eintrag 1.1 Vorwort/Starten Sie hier, um mit der Teilnahme zu beginnen. (Tipp: Sie können die Schulung jederzeit unterbrechen. Beim erneuten Aufruf wird Ihnen dann genau die Stelle angezeigt, an der die Schulung fortgesetzt werden muss.)
  4. Arbeiten Sie die Kapitel der Schulung nacheinander durch und beantworten Sie am Ende auch unbedingt die Kontrollfragen. Dies ist notwendig, um das Zertifikat zu erlangen. (Hinweis: Falls Sie die Fragen nicht gleich alle richtig beantworten, können Sie die Kontrollfragen auch mehrmals wiederholen.)
    In jeder Schulung steht zusätzlich ein optionales Video zur Verfügung, in welchem Ihnen der Inhalt vorgestellt wird. 
  5. Schließlich müssen Sie auf der Seite „Ende der Pflichtschulung“ noch einmal auf den Button Abhaken klicken, um die Schulung tatsächlich abzuschließen.
  6. Durch Aufruf von Meine Zertifikate können Sie sich die Liste aller bereits erlangten Schulungszertifikate anzeigen lassen.

Wichtiger Hinweis: Jedes Zertifikat gilt für 12 Monate und kann auch innerhalb dieses Zeitraums heruntergeladen werden. Ihr(e) Apothekenleiter(in) hat ebenfalls Zugriff auf Ihr Zertifikat – es wird von ihm/ihr benötigt, um den Schulungsstatus des gesamten Teams jederzeit nachweisen zu können.

 
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